Arce moderniza gestão de processos com documentos virtuais
24 de agosto de 2020 - 16:25 #Pandemia #tokens digitais #virtualização
Angélica Martins - Ascom Arce
A Agência Reguladora do Estado do Ceará (Arce) dá mais um passo rumo à modernização da gestão de documentos. Agora, além da virtualização de seus processos e da implementação de tokens digitais (mídias de armazenamento de certificados, como assinaturas eletrônicas), a Agência criou alertas, via e-mail, para tramitação de documentos e desenvolveu plataformas para compartilhamento de arquivos.
De acordo com o presidente da Arce, Hélio Winston Leitão, essas melhorias já vêm acontecendo desde antes da pandemia, com as áreas jurídica, técnica e administrativa. “A Arce já vinha se preparando para iniciar a virtualização de documentos. Com a pandemia, aceleramos esse processo, tanto para prosseguir com o tratamento das demandas, como para não causar impactos ao usuário dos serviços públicos”.
Outra área que evoluiu bastante, quando se fala em gestão de documentos, foi a de protocolo, que já vinha recebendo arquivos digitalizados, mas em menor número, e que, após a quarentena, passou a receber, quase que completamente, documentos de forma virtual. Ainda conforme o presidente da Arce, as mudanças implementadas no segmento de protocolo foram de suma importância, principalmente “por se tratar da porta de entrada para todo e qualquer contato externo”. “Facilitar o acesso do cidadão à Agência é um dever precípuo que a Arce cumpre com louvor. Inclusive, amanhã, às 10h, o conselho diretor terá uma reunião com todos os coordenadores, sendo um dos tópicos a digitalização de processos”, enfatiza.
Perspectiva
O setor de informática da Arce, que já havia promovido a integração entre as plataformas de tramitação de documentos e de e-mail, pretende, em 2021, concluir o novo sistema. De acordo com Alisson Melo, coordenador do setor, a intenção é tornar a gestão de processos mais eficaz, integrando ao programa, também, a plataforma de compartilhamento de arquivos que a Agência dispõe.